مساعد إداري (AA) وعددا من الواجبات التي هو / هي ينفذ على أساس يومي. كثير من الواجبات تتطلب يتصرف نيابة عن مدير أو مدير ، وهذا عادة ما يتطلب استخدام مهارات الاتصال الفعال مكتوب. واحدة من المسؤوليات الأكثر شيوعا التي ومساعد إداري وتجري نيابة عنه أو متفوقة لها هو كتابة الرسالة التجارية.
كتابة رسالة تجارية يبدو بسيطا بما فيه الكفاية ، ولكنه يمكن أن يكون تحديا إذا لم تكن المهرة في تنظيم أفكارك وعدم كفاءة في الكتابة. يتم كتابة الرسالة التجارية بهدف القيام بالأعمال التجارية. فإنه يمكن المحددة “الغرض” يمكن اعطاء او طلب الحصول على المعلومات ، لشراء شيء ما ، أو التعليق على المنتج أو الخدمة. والغرض من الرسالة القوية العمل هو من أجل اقناع شخص أن يفعل شيئا.
شكل خطاب الأعمال من أربعة عناصر. ويمكن استخدام جميع الأجزاء الأربعة من أجل خلق التواصل نهائية ، بما في ذلك كل ما تحتاجه للحصول على رد إيجابي. الأولى ، وتاريخ وعنوان في الداخل ، والشخص الذي يتلقى الرسالة ، يجب أن يكون كتابة عدة أسطر من أسفل المعلومات التجارية رأسية.
التالي هو الترحيب. ينبغي أن تشتمل على اسم محدد ، على أن يسبقه التحية المناسبة (السيد ، السيدة ، الدكتور ، الخ). إذا لم تعرف اسم ومكان دعوة إلى الشركة لمعرفة ما الذي ينبغي أن يحصل بالضبط رسالتكم. إذا كانت نتائج التحقيق الخاصة بك في أي اسم ، فمن المهم أن تدرج تحية بديلا في مكانه ، مثل “سيدي أو سيدتي” ، أو “إلى من يهمه الأمر”. في تخطي إلى نهاية ، وإغلاق هذه الرسالة (مع خالص التقدير ، وتمنيات ، تفضلوا بقبول فائق الاحترام ، الخ) ويبدأ بحرف كبير وتنتهي بفاصلة.
جسد النص مهم جدا ، وهذا ما يفسر الغرض من هذه الرسالة. ينبغي أن تكون الفقرات منسقة بشكل جيد ومضمون يجب أن تكون قصيرة ومباشرة باستخدام لغة رسمية وغير مهذب. فمن المستحسن أن تفكر الغرض الخاص لكتابة هذه الرسالة ، والشخص الذي يتلقى فيه. الكتابة إلى أحد معارفه أو شخص مجهول تحدث فرقا كبيرا في الإعداد لهجة خطاب.
قبل كتابة مسودة الخاص بك ، قد ترغب في تقديم الملاحظات حول ما تريد أن تقوله ، وتنظيم المواد الخاصة بك في التسلسل. شرح الغرض الخاص بك في الفقرة الأولى. تذكر أن استخدام لغة رسمية حتى لا يسيء القارئ. وينبغي استخدام الفقرات المتبقية لدعم الغرض من الرسالة. وينبغي أن الفقرة الأخيرة تتضمن معلومات عن الكيفية التي سيتم اتباعها لتصل الرسالة.
بعد كتابة المسودة النهائية ، صحح رسالتكم عن الأخطاء. مساعد إداري قد تريد أن يكون لها مرجعية التدقيق متاحة بسهولة للمساعدة على خلق الرسائل التجارية الكمال. ويمكن أن تشمل قائمة التدقيق التحقق من تثليم الفقرة ، واستخدام علامات الترقيم نهاية لائقة ودقيقة ، موضوع اتفاق الفعل ، والاستخدام الصحيح للالفواصل ، وتحديد الأخطاء الإملائية. قد يكون من الأفضل للتدقيق مهارة واحدة في وقت واحد حتى يصبح منهجيا.
كل واجب أن مساعد إداري ينفذ يعكس المشرف المباشر له أو لها ، والشركة يعمل بها او انها مع وخطابات أعمال الشركة يمكن أن يكون انعكاسا قويا. إذا كنت بحاجة إلى فرشاة على المهارات الخاصة بك كتابة الرسالة ، استخدم هذه الخطوات وكتابة الرسائل وممارسة السماح لزميل موثوق نقد بناءة جهودكم حتى رسائلكم يحمل نوعية المعايير رئيسك في العمل وتمثيل الشركة. الإدارية التي يمكن اتخاذها من خلال دورات تدريبية مساعد الكليات على الانترنت.